湖北工业大学工程技术学院合同管理办法

 

第一章  总  则

第一条  为规范学院合同管理，防范合同风险，维护学院合法权益，深入推进依法治校，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条  本办法所称合同，是指学院作为独立的民事主体在民事活动中，与自然人、法人和非法人组织之间设立、变更、终止民事法律关系的书面协议。

除即时履行或按规定可以不订立书面合同外，应当订立书面合同。

第三条  本办法所称合同管理，是指学院依据国家法律法规和自身的合同管理制度，对合同的授权、拟定、审批、履行、档案管理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。

第四条  学院合同管理坚持遵守国家法律、行政法规，遵循防范风险和权责统一的原则，实行统一指导、归口管理、各负其责的制度。

学院各单位（部门）和个人，应当熟悉职责范围内与合同相关的法律法规，在合同管理的各个环节严格履行职责，维护学院权益。

第二章  合同管理机构及职责

第五条  学院办公室（党委办公室）是合同综合管理部门，主要职责为：

（一）制订和修订学院合同管理的基本规章制度；

（二）对学院各类合同管理事务进行监督、检查和评估；

（三）为归口管理、合同承办单位（部门）办理合同事务提供法律咨询；

（四）出具法定代表人授权委托书；

（五）协调合同承办单位（部门）处理合同纠纷及法律诉讼。

第六条  归口管理部门是指学院授权的相关职能部门，根据业务范围和工作职责，负责特定类型合同的归口管理工作（见附件1）。主要职责为：

（一）制定本部门业务范围内的合同管理细则和工作流程；

（二）制定业务范围内合同范本，逐步建立合同示范文本库；

（三）负责业务范围内的合同审查、备案；

（四）定期对业务范围内合同履行情况进行检查评估；

（五）指导、督促合同承办单位（部门）做好合同履行、变更、解除、终止等环节的工作；

（六）协助承办单位（部门）处理业务范围内的合同纠纷及法律诉讼； 

（七）负责归口管理合同相关材料的归档工作。

未列入归口管理部门审查的合同，根据合同性质，由相关部门按职责分工履行合同管理职责。

第七条  合同承办单位（部门）是合同管理的责任单位，其主要负责人是合同管理的第一责任人。合同承办单位（部门）主要职责为：

（一）对所承办合同项目进行论证、立项；

（二）调查合同相对方的主体资格和资信状况；

（三）与合同相对方进行谈判、协商，起草合同文本，并按合同编号规则（附件2）进行编号；

（四）负责发起合同审批流程；

（五）全面履行合同义务，监督合同相对方的履行情况；

（六）牵头处理合同纠纷以及法律诉讼。

合同涉及多个承办单位（部门）的，由主要承办单位（部门）负责。

归口管理部门可作为承办单位（部门）直接承办合同事务。

第八条  合同承办人，是指合同承办单位（部门）具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员，是合同管理的直接责任人。

合同承办单位（部门）须指定一名合同承办人，负责具体承办合同有关事务，并向学院办公室（党委办公室）报备。合同承办人应为本单位（部门）在编在岗工作人员。

合同承办人工作发生变动的，承办单位（部门）应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应办理合同事务的书面交接手续。

合同承办人须依照法律、法规和学院规定，按照所在单位（部门）的要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的相关事务，对出现的任何与合同有关的问题，承办人应当及时向本单位（部门）负责人报告。

第九条  学院聘请法律顾问，参与学院重大合同的谈判、起草、修改、审核，以及合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。

第三章  合同的拟定

第十条  合同承办单位（部门）在合同提交审查以前，应当对合同项目的必要性、真实性、可行性、合理性进行详细论证，对合同当事人主体资格、经营范围、履约能力、资信情况和委托代理权限等进行调查、核实。

第十一条  合同拟定前，合同承办单位（部门）应从维护学院利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。对于影响重大、涉及专业技术或法律关系复杂的合同，合同承办单位（部门）应当报请学院领导批准，成立合同谈判小组。合同谈判涉及重大分歧或需要予以法律支持的，合同承办单位（部门）应向学院办公室（党委办公室）申报，通知学院法律顾问参加。

第十二条  合同的主要内容应当包括法律法规规定的一般条款，如当事人的姓名（名称）、住所和联系方式，标的、数量、质量、价款或报酬，双方的权利义务，履行期限、地点和方式，变更和解除，违约责任，解决争议的方法等。经过招投标的合同拟定时，应当与招投标文件相关内容保持一致。

第十三条  合同拟定应当优先使用学院的合同范本，没有合同范本的应当由合同承办单位（部门）拟定。合同文本由合同相对方提供的，合同承办单位（部门）应认真审阅并及时提出修改意见，并对合同内容负责。非范本合同文本在进入审批流程之前，应由归口管理部门进行初审。

第十四条  任何单位（部门）和个人不得以学院名义签订经济担保合同，未经批准不得以学院名义签订投资和借贷合同。

禁止倒签合同，即禁止在合同签订生效之前已经开始实际履行、在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

禁止恶意拆分合同，即禁止为规避法律法规和学院规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第四章  合同的审批

第十五条  合同分为一般合同和重大合同。重大合同是指具有下列情形之一的合同：

（一）涉及战略合作合同、涉外合同、合作办学合同、拆迁合同、大额资产处置等重大项目的；

（二）涉及“三重一大”事项的；

（三）合同价款额较大、法律关系较为复杂、对学院利益有重大影响的；

（四）其他由学院会议研究的。

一般合同是指重大合同以外的合同。

第十六条  合同承办单位（部门）填写《湖北工业大学工程技术学院合同审核审批表》（附件3），并附合同文本草案。一般性合同需附立项审批报告；重大合同需附学院会议立项材料、招投标、商务谈判等相关材料。

第十七条  合同审批应当分类按流程进行（附件4），合同承办人及承办单位负责人签署审核意见后，由归口管理部门进行业务审查，再由学院办公室（党委办公室）提出会签审核部门并送学院领导审批，其中合同主要审核单位（部门）职责：

（一）合同承办单位负责审核合同项目和相关资料的真实性、合同相对人的资信情况等；负责审核合同中相关数量、质量、标准、范围、方案、配置、验收、双方责任(权利与义务)等；

（二）归口管理部门负责审查合同是否获批立项、合同项目的论证是否充分、是否采用合同范本或是否对合同范本进行实质性修改、合同内容是否真实可行、合同的订立是否符合学院利益等；

（三）纪委监察办公室负责对合同起草、签订、履约等情况进行全面监督执纪；

（四）财务部审核资金来源，合同的工程量及价格条款一致性，收付款方式、财务、税费的合理性等；

（五）学院办公室（党委办公室）负责审核各类合同主体的合法性，条款的合理性、准确性、完整性，对合同进行最后审查。

第十八条  除一般合同中按照学院备案的合同范本起草的合同文本外，其他合同文本应当进行法律审查，主要审查合同主体、内容、形式是否合法，合同条款是否齐备合理等。

第十九条  合同审批及会签单位（部门）在审查时应当提出明确意见和建议，并在收到送审材料3个工作日内完成相关工作，特殊情况可适当延长审批期限。

第五章  合同的签订

第二十条  学院所有合同的签订严格执行审核、审批会签制度，审核、审批过程采用合同审核审批表进行记录（合同审核审批表及合同审核、审批部门、职责、程序附后）。

第二十一条  凡以学院名义对外签订合同，均应签订规范的书面合同。不得采用口头协议和非规范书面协议。杜绝履行在先、签订合同（协议）在后的情况发生。

第二十二条  学院所有合同按照合同审批程序批准后，由法定代表人签订或法定代表人书面授权代理人签订，未经法定代表人书面授权，任何单位和个人均不得以学院或单位（部门）名义对外签订合同或提供担保。所有合同签订必须签字并盖章。

合同对方签约人为代理人时，必须提供合同对方法定代表人出具的授权委托书，并附代理人的身份证复印件。

第二十三条  经学院法定代表人授权，分管院领导可以代表学院和具有完全民事行为能力的自然人、法人或其它组织签订合同。

第六章  合同印章及用印

第二十四条  学院合同印章实行分类、分部门管理：

（一）“湖北工业大学工程技术学院科研及成果转化合同专用章”适用于科技类合同，由科研部负责管理；

（二）“湖北工业大学工程技术学院合同专用章”适用于未列入上述授权类别的合同，由学院办公室（党委办公室）负责管理。

第二十五条  合同印章管理部门应结合工作实际，制定印章管理制度及使用流程，明确印章管理人，建立用印管理台账，严格印章管理和使用，对因印章管理问题造成的不利后果承担相应责任。

第二十六条  合同承办单位（部门）应当到合同印章管理部门办理用印手续。

合同文本应当在落款签章处和涂改处用印；合同文本为两页及以上的应加盖骑缝章。

第七章  合同履行、变更和解除

第二十七条  合同承办单位（部门）应当安排人员督促合同相对人按照合同约定，按时、按质、按量履行合同义务，发现问题应当及时向本单位（部门）负责人报告，由本单位（部门）负责人向分管院领导汇报，并采取措施妥善解决出现的问题。

未经验收、审计、决算的工程合同，未经考核的服务类、合作办学类合同，未经验收、入库的资产采购类合同，学院财务部不得支付合同款项。

第二十八条  合同需办理补充、变更手续的，应及时订立书面协议，并重新办理合同审批手续。

第二十九条  合同履行过程中因情势发生重大变化或者发生不可抗力等原因，需要中止、解除合同的，承办部门应当将相关情况及时向学院分管领导书面报告；需要变更合同的，应将变更缘由、变更的主要内容向学院分管领导报告，必要时须提交学院办公会决定，变更后的合同按合同审核、审批程序签批；需要签订补充协议的，按合同审核、审批程序签批。

第三十条  在合同履行过程中，合同相对人没有实际履行合同义务的，合同承办单位（部门）必须立即以书面形式通知对方，向分管院领导汇报并积极采取措施以防止损失扩大。

第八章  合同纠纷处理

第三十一条  合同履行过程中出现法律纠纷，合同承办单位（部门）应及时向学院分管领导汇报。必要时成立由院领导及相关单位（部门）负责人组成的纠纷处理小组。

第三十二条  合同在履行过程中发生纠纷，履行部门应主动分析查明原因，收集相关证据，提出解决办法，并及时与对方协商解决。

    若协商解决不成，合同承办单位应报学院领导批准后，提请仲裁或诉讼；当接到对方的索赔函或法院送达的起诉状副本后，应认真研究，及时与对方协商解决或收集证据，做好应诉或反诉准备。

第三十三条  法律纠纷涉及的有关单位或部门应当根据纠纷处理小组或委托代理人的要求，及时提供相关资料和信息，为学院处理合同纠纷提供支持。

第三十四条  对合同争议解决方式和管辖的约定，原则上以学院住所地人民法院管辖的诉讼方式解决。

第九章  合同档案管理

第三十五条  合同归口管理部门及承办单位（部门）应当妥善保管合同及相关材料，并按规定及时向档案室归档。

合同归档相关材料包括：合同立项材料、合同正本、审批流程单、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。

第三十六条  合同归口管理部门应当建立合同台账，对合同有关内容和事项进行记载和跟踪，并向学院办公室（党委办公室）报送合同台账登记表（附件5）。

第三十七条  学院各部门及相关人员对其所知悉且有保密要求的合同须尽保密义务，不得泄露合同内容。

院内单位或个人需查阅、复制合同文本的，须由查阅、复制单位或个人提出书面申请，经合同保管单位（部门）负责人签字批准。合同保管单位和保管人不得自行对外提供合同正本或复制件，确需对外提供的，由分管院领导批准。

第十章  考核与责任追究

第三十八条  学院相关职能部门对合同的管理和执行情况进行考核，考核结果纳入各单位（部门）年度目标管理考核体系。

第三十九条  在合同谈判、起草、签订、管理等过程中有下列情况之一的，学院视其情节，给予直接责任人或单位（部门）负责人行政处分、经济处罚；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。

（一）未获授权或超出授权范围签订合同的。

（二）应当签订书面合同而未签订的。

（三）提供虚假资料或虚构事实订立合同的。

（四）滥用职权、玩忽职守的。

（五）丢失或者擅自销毁、隐匿、篡改合同或相关材料的。

（六）对合同相对方的主体资格、资信状况、合同内容等方面不尽审慎勤勉义务的。

（七）恶意串通，损害学院利益的。

（八）故意或重大过失泄露合同所涉及的秘密信息的。

（九）其他违反法律法规和学院规定的行为。

第十一章  附  则

第四十条  本办法由学院办公室（党委办公室）负责解释。本办法自发布之日起施行，原《湖北工业大学工程技术学院合同管理办法》（湖工大工程〔2016〕65号文件）同时废止。

 

附件：1.湖北工业大学工程技术学院合同管理指引

2.湖北工业大学工程技术学院合同编号规则

3.湖北工业大学工程技术学院合同审核审批表

附件1

湖北工业大学工程技术学院归口管理指引

 

注：未列入归口管理部门审查的合同，根据合同内容，由相关部门按职责分工履行合同管理职责。

附件2

湖北工业大学工程技术学院合同编号规则

 

合同编号共由十位数字组成，前四位数字为自然年度，接着两位数字为部门代号，后四位数字为合同顺序号。

例如学院办公室（党委办公室）2024年合同编号：2024010001。

各合同管理部门代码表

附件3

湖北工业大学工程技术学院合同审核审批表

  

合同编号：