湖工大工程〔2013〕64号

关于印发《湖北工业大学工程技术学院合同管理办法（试行）》的通知

各部门、各系部：

现将《湖北工业大学工程技术学院合同管理办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。

特此通知。

附件：湖北工业大学工程技术学院合同管理办法（试行）

二○一三年五月二十九日

湖北工业大学工程技术学院办公室2013年5月30日印发 共印43份

附件:

湖北工业大学工程技术学院合同管理办法

(试行)

第一章 总则

第一条 为规范学院合同管理，防范合同风险，维护学院的合法权益，推进依法治校，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国劳动合同法》等法律法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学院作为独立的民事主体，与其它平等主体的自然人、法人或其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的合同（协议）。

第三条 学院各类合同的订立应当遵守法律、行政法规和学院依法制定的相关规定，任何部门和个人不得利用学院合同牟取私利、损害学院利益。

第二章 合同管理机构及职责

第四条 学院合同实行统一领导、归口管理、各负其责的制度。学院办公室是合同综合管理部门，负责合同文本的法律审查、授权委托手续办理，协调学院其它单位（部门）管理其职能（职权）范围内的合同事宜，协助处理合同纠纷等。

第五条 经学院办公室审核和备案，学院各类合同分别由下列单位（部门）承办：

（一）人力资源部负责承办人事、劳动关系类合同；

（二）资产管理部负责承办货物采购（含仪器设备、大宗物资、公寓用品等）、资产处置类合同（含租赁、出卖、投资、设备维修、受赠等）；

（三）后勤保卫部负责承办基建、大型工程维修类合同（含拆迁合同）；

（四）以上未列出的合同，由当事单位（部门）向学院办公室提出，学院办公室请示分管领导确定合同承办、管理单位（部门）。

第六条 合同承办单位（部门）的职责是：合同的前期论证、谈判；合同的起草、修改、报批；督促合同的履行；合同变更、中止、解除协商及送审；合同纠纷的解决；登记、保管、归档合同文本原件，以及合同谈判、会审、签约、履行中的有关文书与相关文件资料。

第七条 学院聘请常年法律顾问，参与学院重大合同的谈判、起草、修改、审核，以及合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。

第三章 合同立项与文本起草

第八条 合同承办单位（部门）应从维护学院权益出发，对合同签订的必要性、可行性和合法性进行详细论证，对合同相对当事人的资质、经营范围、履约能力、合同信誉和委托代理权限等进行认真调查、核实。需要提供担保的，担保者必须是完全民事行为能力人且能够独立承担相应的经济责任。

第九条 合同承办单位（部门）起草合同文本前需要进行谈判的，应当报请学院领导批准，成立合同谈判小组。必要时请学院常年法律顾问参加。

第十条 合同文本的起草

（一）合同承办单位（部门）在起草合同文本时，要主动征求、听取相关单位（部门）及学院分管领导的意见和建议。对于重要合同（战略合作合同、涉外合同、合作办学合同、拆迁合同、大型资产处置合同等）的起草，合同承办单位应提请学院办公室及其它相关部门参与，事先将其中重要事项报学院分管领导或院长审批。

（二）合同文本应严格依照法律、行政法规、规章和学院规定，结合合同具体情况，做到条款完备、责任明确、文字表达准确、简洁，不得出现模棱两可，表达有歧义的语句。

（三）合同的主要内容应当包括：当事人姓名（名称）和住所，合同标的及数量、质量、价款或酬金，双方的权利义务，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方式等。

（四）学院各类合同文本，应当首先采用国家行业管理部门制订的格式文本。没有国家格式文本的，合同承办单位（部门）应当制订规范的合同文本，并按本办法之规定予以审核。合同相对人提供合同文本，合同承办单位（部门）应当对其提供的合同文本进行详细审查，必要时转学院常年法律顾问进行法律事务审查，并根据需要予以修订。

第四章 合同审核与签订

第十一条 学院所有合同的签订严格执行审核、审批会签制度，审核、审批过程采用合同审核审批表进行记录（合同审核审批表附后）。

第十二条 凡以学院名义对外签订合同，除即时结清的外，均应签订规范的书面合同。不得采用口头协议和非规范书面协议。杜绝履行在先、签订合同（协议）在后的情况发生。

第十三条 学院所有合同均需按照合同审批程序批准后，由法定代表人签订或法定代表人书面授权代理人签订，未经法定代表人书面授权，任何单位和个人均不得以学院或单位（部门）名义对外签订合同或提供担保。

合同对方签约人为代理人时，必须提供授权委托书，并填写代理人的身份证号码。

第十四条 经学院法定代表人授权，下列部门的分管院领导代表学院可以和具有完全民事行为能力的自然人、法人或其它组织签订合同。

(一)人力资源部签订劳动合同；

(二)资产管理部签订货物采购类合同；

(三)后勤保卫部签订基建、大型工程维修类合同（含拆迁合同）。

第五章 合同印章及用印

第十五条 学院所有合同统一使用学院公章。

第十六条 学院各类合同按本办法履行完审核、审批手续后，到学院办公室办理用印手续。

合同文本除在结尾签章处用印外，还应在有涂改痕迹处用印；合同文本为多页的应加盖骑缝章。

第六章 合同履行、变更、中止与解除

第十七条 合同承办单位（部门）应当安排人员督促合同相对人按照合同约定，按时、按质、按量履行合同义务，发现问题应当及时向本单位（部门）负责人报告，由本单位（部门）负责人向分管院领导汇报，并采取措施妥善解决出现的问题。

未经验收、审计、决算的工程合同，学院财务部不得支付工程余款。

第十八条 合同承办单位应及时办理合同履行中的有关手续，获取各种合同实际履行的凭证，并按规定存档备案。

第十九条 合同履行过程中因情势发生重大变化或者发生不可抗力等原因，需要中止、解除合同的，承办部门应当将相关情况及时向学院分管领导书面报告；需要变更合同的，应将变更缘由、变更的主要内容向学院分管领导报告，必要时须提交院长办公会决定，变更后的合同按合同审核、审批程序签批；需要签订补充协议的，按合同审核、审批程序签批。

第二十条 在合同履行过程中，合同相对人没有实际履行合同义务的，合同承办单位必须立即以书面形式通知对方，向分管院领导汇报并积极采取措施以防止损失扩大。

第七章 合同纠纷处理

第二十一条 合同履行过程中出现法律纠纷，合同承办单位应及时向学院分管领导汇报。必要时成立由院领导及相关单位（部门）负责人组成的纠纷处理小组。

第二十二条 合同在履行过程中发生纠纷，履行部门应主动分析查明原因，收集相关证据，提出解决办法，并及时与对方协商解决；

若协商解决不成，合同承办单位应报院领导批准后，提请仲裁或诉讼；

当接到对方的索赔函或法院送达的起诉状副本后，应认真研究，及时与对方协商解决或收集证据，做好应诉或反诉准备。

第二十三条 法律纠纷涉及的有关单位或部门应当根据纠纷处理小组或委托代理人的要求，及时提供相关资料和信息，为学院处理合同纠纷提供支持。

第二十四条 对合同争议解决方式和管辖的约定，原则上以学院住所地人民法院管辖的诉讼方式解决。

第八章 合同档案管理

第二十五条 所有合同文本学院必须留存四份（组织项目的单位2份，学院办公室、财务部各一份）。上述单位（部门）必须指定专人负责合同管理工作。

合同会签审核审批原件由学院办公室留存。

第二十六条 建立合同存档制度。合同履行完毕后，应将合同审核签批原稿、合同正式文本、合同谈判、签约、履行中的有关文书、电报、电子邮件、图表等资料，以及对方资质、资信情况的证明文件、材料等装订成册，交学院档案室管理。

第二十七条 学院各部门及相关人员对其所熟知的合同须尽保密义务，不得泄露合同内容。

第九章 责任追究

第二十八条 在合同谈判、起草、签订、管理等过程中有下列情况之一的，学院视其情节，给予直接责任人或单位（部门）负责人行政处分、经济处罚；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。

（一）合同承办单位（部门）在合同文本拟定前，对合同相对人的主体资格、合同内容等审查不尽勤勉义务的；

（二）与对方相互串通，损害学院利益的；

（三）违反本办法擅自对外签订合同的；

（四）学院授权的代理人超越或滥用代理权限签订合同的；

（五）合同承办单位（部门）因玩忽职守致使合同履行不当的；

（六）合同承办单位或相关部门在学院处理法律纠纷过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的；

（七）学院员工未尽保密义务，泄露合同内容的；

（八）合同管理中有渎职失职行为的。

第十章 附 则

第二十九条 本办法自发布之日起施行，由学院办公室负责解释。

附件：湖北工业大学工程技术学院合同审核审批表

附件：

湖北工业大学工程技术学院合同审核审批表

合同编号：

备注：1、合同编号由学院办公室统一编号。2、合同文本需附后