第一章  总  则

第一条  为规范学院学生档案管理，促进学生档案管理工作规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》《普通高等学校档案管理办法》和《普通高等学校学生管理规定》（中华人民共和国教育部第41号令）等规定，结合学院档案工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所称学生档案，是指取得学籍的全日制本专科生在校期间形成的反映个人经历和各方面表现的真实记录，是学生人事档案的重要组成部分。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作，要坚持真实、完整、安全、集中统一管理的原则。

第三条  学院学生档案由学院办公室下设的综合档案室集中统一管理，综合档案室负责学生档案的接收、整理、保管、转递和利用工作。

第四条  学院相关职能部门和各系是学生档案材料的主要形成单位，负责按规范形成本单位职责范围内的学生档案材料，以及档案材料的收集、整理、归档工作。

第二章  档案收集与归档

第五条  为适应国家干部人事工作的需要，各学生档案材料形成单位要在学生原入学前档案的基础上，全面收集学生在校受教育期间形成的各种有价值的材料，充实学生档案。

第六条  学生档案收集范围包括：入学前档案；学生登记表；入党、入团材料；学年鉴定表；奖励材料；处分材料；学习成绩单；学位材料；学籍变更证明材料；毕业生登记表和优秀毕业生登记表；毕业生就业通知书；毕业生体格检查表等。具体内容见附件《湖北工业大学工程技术学院学生档案材料归档范围及归档责任单位一览表》。

第七条  学生档案收集、归档实行档案材料形成单位分工负责制度，具体分工见附件《湖北工业大学工程技术学院学生档案材料归档范围及归档责任单位一览表》。任何单位和个人不得擅自留存档案材料或拒不归档。

第八条  新生入学前档案材料和学生登记表(一式两份)由各系于新生入学当年11月底前，按相关要求整理和移交。若新生为中共党员（含预备党员）或入党积极分子，其相关材料由各系负责收集保管，待其毕业前按要求向综合档案室移交。

第九条  学生在校期间形成的档案材料，由归档责任单位于材料形成后15个工作日内，整理后向综合档案室移交。学生入党、入团材料；学籍成绩单；毕业生登记表；毕业生就业通知书；毕业生体格检查表等毕业生相关档案材料的归档时间根据毕业生派遣时间另行安排。

第十条  转学来校的学生，学籍管理部门应于转学手续办理完毕10个工作日内通知学生持转学审批材料到综合档案室办理调档手续，学生所转入系应于15个工作日内归档学生入学登记表，综合档案室应及时为学生建档。

第十一条  凡归档的材料必须真实、完整、齐全、文字清楚、手续完备。材料规定要由组织审查的，必须经组织审查盖章后方能归档。归档材料的字迹必须是不褪色的蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

第十二条  学生档案信息记载要准确、规范。各档案材料形成单位应制定材料填写规范，做好宣传工作，指导学生真实、完整填写相关信息，保证姓名、出生时间等基本信息的准确性和一致性。

第十三条  学生档案材料形成单位对归档材料质量负责，档案材料在归档前，材料形成单位应进行认真审核，对书写不规范的应当重新制作，对手续不完备的应补全手续。姓名、出生时间、入党和入团时间、政治面貌等重要信息处有更改痕迹的，由档案材料形成单位审核并在更改处加盖单位公章。

第十四条  学生档案归档责任单位应对归档的材料编写一式两份的归档材料移交清单，归档时按清单核查并办理移交登记手续，清单由交接双方签字后各存一份备查。综合档案室定期对应归档而未按时归档的材料及时催收。

第三章  档案整理与保管

第十五条  新生档案材料移交后，各系应在综合档案室的指导下同时整理建档，使用综合档案室统一制作的档案袋装盛档案，档案袋封面要详细标注学生系别、班级、姓名、学号等基本信息，以及袋内档案类别信息，要根据便于查找的原则采用科学的方法对档案进行排架。对于符合归档要求的材料，综合档案室应在接收后30个工作日内放入学生个人档案，毕业生档案应在毕业生离校后30个工作日内完成整理、转递工作。

第十六条  学生在校期间学籍发生变动的，学籍管理部门应在10个工作日内将学生学籍变更情况通知综合档案室，综合档案室应将相关学籍文件归入相应的学生档案，并据此管理以下不同情况的学生档案：

（一）休学学生的档案，在原班级妥善保存，学生复学后，应及时将其档案转入新班级并变更存址信息。

（二）转专业学生及留级学生的档案，应及时转到新班级并变更存址信息。

（三）在校生应征入伍，持部队调档函可将档案转递至入伍部队，未办理档案转递手续的，档案暂在原班级妥善保存。

（四）退伍复学学生的入伍档案，应保持密封状态移交到综合档案室，综合档案室应及时归档并按相关学籍文件及时将其档案转到新班级。

（五）转入学生的档案，应保持密封状态移交到综合档案室，综合档案室应及时归档并按相关学籍文件及时将其档案转到新班级。

第十七条  毕业生因人事档案丢失等原因需补办在校期间档案的，必须持个人补办申请、所在单位或相关人才服务机构出具的档案遗失证明，由所在系负责人、学院办公室负责人和分管学生工作的院领导签字同意后，相关部门协助办理毕业生登记表、学生学籍成绩表、录取名册和毕业生名册等档案证明材料。

第十八条  学生档案库房应严格管理，配置铁质档案柜，防火、防潮、防高温、防盗、防光和防鼠等设施齐全，定期进行安全检查，并建立严格的档案登记制度，确保学生档案的安全与完整。

第四章  档案转递

第十九条  学生因毕业、升学、转学、退学、开除、取消学籍等原因离开学校的，综合档案室应根据不同情况管理转递学生档案：

（一）毕业生的档案，按毕业生就业通知书上签发的地址转递；升学毕业生的档案，按照升学学校调档函（原件）地址转递。

（二）转学学生的档案，按接收学校档案接收函地址转递。

（三）退学学生的档案，由学生所在系部及时通知学生或家长，持其当地人才服务机构或具备档案管理资格的单位出具的调档函原件和身份证复印件办理转递手续。

（四）开除、取消学籍、取消入学资格、出国不归、死亡的学生的档案，由学生所在系部及时通知学生或家长到校办理档案转递手续。

第二十条  凡转出的学生档案，必须齐全完整、严格密封，通过国家指定转递渠道转递或派专人送达，不得通过其它渠道邮寄或交本人（含委托人）自带。

第二十一条  综合档案室建立档案转递去向台账和回执制度，长期保持备查。对于已转出的学生档案，学院提供转递去向、转递渠道查询服务，不负责追查档案最终接收保管单位。

第五章  档案利用

第二十二条  院内相关单位因工作需要查阅学生档案的，须经查档单位和学院办公室负责人同意。院外单位查阅学生档案的，须持单位介绍信、查档人身份证并经学生所在系和学院办公室审批同意。学生档案不对个人查询

第二十三条  学生档案一般不借阅。确因工作特殊需要必须借阅学生档案的，须经借档单位及学院办公室负责人同意，借阅期限一般不超过7天。

第二十四条  凡查（借）阅学生档案，必须履行批准和登记手续。查（借）阅人必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、批注、拆散、抽取、撤换和增添档案材料，未经批准不得擅自抄录、拍摄、复制档案内容，严禁对外泄漏、公布档案内容。

第六章  附  则

第二十五条  对在学生档案形成、接收、归档、整理、保管、利用、转递过程中，违反本办法相关规定，造成档案缺失、损毁、泄密的，或涂改、伪造档案的，视其情节轻重，依据《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》予以处罚。

第二十六条  本办法由学院办公室负责解释。

第二十七条  本办法自发布之日起施行。

附件：湖北工业大学工程技术学院学生档案材料归档范围及归档责任单位一览表

附件

湖北工业大学工程技术学院

学生档案材料归档范围及归档责任单位一览表

注：学生登记表一式两份，学生档案建档和综合档案归档各一份。

（2020年11月9日，湖工工程办〔2020〕21号文件发布）