第一章  总  则

第一条  为加强学院财务管理，明确经济责任，规范经费开支审批权限和程序，保证资金的安全和有效使用，依据国家有关财经法规，结合学院实际情况，特制定本办法。

第二条  本办法适用于学院所有经费（含借款）开支的审批，院属各单位应严格遵照执行。

第二章  当事人

第三条  学院经费支出实行经济责任当事人制度。当事人在本办法中规定为经费开支活动中的经办人、验收人或证明人、审批人。当事人应为学院教职员工。

一、经办人

1.经办人是指直接参与购买商品和服务，如设备、物品采购，差旅活动、公务接待，支付劳务酬金，工程项目（含维修）现场管理等的学院教职员工。

2.经办人必须保证所经办业务的真实、合法与合规，不得弄虚作假。

二、验收人或证明人

1.验收人是指物品购回后、使用前办理入库或验收手续的学院教职员工。当购回的物品达到资产入库标准时，需到学院资产管理部办理入库手续；未达标准的物品，由各单位物资管理人员在物品明细单上签字验收。

2.证明人是指取得服务过程中的见证人或确保款项支付真实性的见证人。

3.验收人和证明人均对经济事项的真实性、合法性承担责任。

三、审批人

审批人是指学院按权责统一的原则给予授权，可以对某项经费按有关规定进行管理和使用，并承担真实性和合法性责任的学院各级管理人员，包括各单位负责人、分管（或联系）单位学院领导、学院院长。

第三章  审批权限

第四条  学院经费支出实行集体领导下的“一支笔”审批制度，逐级审批，审批层级依次为：各单位预算经费负责人、分管（或联系）单位的学院领导、学院院长。

第五条  审批额度：各单位预算经费审批人，3000元（含）以下；分管（或联系）单位院领导，3000元-30000元（含）；学院院长，30000元-500000元；500000元以上报学院党政联席会议审批。重大经费支出或需由学院董事会、学校审批的，由学院董事会或学校审批。

第六条  审批人审批时应执行回避原则，当事人不得为同一人员。如遇审批人使用自己分管的经费，须由上一级审批人审批；学院党政主要负责人使用学院经费时，需互相审批。

第四章  审批项目

第七条  日常工作经费审批项目

日常工作经费包括各单位包干使用的办公费、交通费、差旅费、招待费、教学维持费，各总支党建活动经费、各系学生活动经费等。

各单位的办公费、交通费、差旅费、招待费、教学维持费等由本单位负责人负责审批。

各单位的党建活动经费、学生活动费等由各总支负责人审批。

第八条  专项经费审批项目

专项经费包括人员工资福利经费，图书设备购置费，基本建设维修费，国家助学金、勤工助学经费、贫困补助，毕业实习费、认识实习费等日常工作经费以外的各项经费。

专项经费由经费预算审定单位负责人负责审批。

第五章  审批要求

第九条  日常业务经费报销的审批要求

日常经济业务中所产生的原始票据上必须有经手人、证明人和预算经费负责人签字。负责人签字时必须写明经费支出的预算项目名称。财务部不办理无预算、超预算的经费支出。院领导可在每张原始凭证上签字（需特批的必须在原始凭证上签字），也可在汇总表（或审批单）上签字，每张原始凭证签字不得少于三人（含经手人、验收或证明人、审批人）。

当一件经济事项的发生有立项报告的，在报销（借款）支付款项时，须提供按审批规定审定的立项报告。

当固定资产、耐用品和图书资料等达到验收入库标准时，需经资产管理部门验收审批，并提供入库单，方可报销。

当充值（预存）和实际支出均提供发票时，按实际支出的发票金额审批，充值（预存）发票不予报销。

当报销会议或培训费用时，需按提供的会议、培训通知（原件）进行审批，报销的内容与会议、培训通知要求不一致的不予报销。

当报销报名费、年费、会费等费用时，应根据收费文件（原件）进行审批。

当原始票据出具的日期距报销日在1年以上的，原则上不予审批。

第十条  招标采购经费的报销审批要求

购买商品或服务达到招标限额的，必须按照学院招标采购管理办法，实施招标采购审批程序；必须提供招标采购过程的请示报告、商谈记录、中标通知书、合同；达到固定资产入库标准的，必须按照学院固定资产管理办法，办理入库等手续，提供采购、验收、入库等相关资料。

第十一条  基建维修项目的付款审批要求

教学楼、行政楼、学生宿舍以及其他零星工程的基建、维修等项目开支必须有立项请示报告等相关资料。维修经费在3000元以上的单项工程，结算时，需附有立项请示报告、工程合同（协议）；维修经费在5000元以上的单项工程需附有立项请示报告、工程合同（协议）和审计报告；维修经费在10000元（含）以上的单项工程，需附有立项请示报告、招标记录、工程合同（协议）和审计报告等。

第十二条  科研经费的报销审批要求

1.学院下达的教科研项目、重点课程建设项目、高层次人才科研启动金等预算经费，按学院制定的管理办法执行审批，并严格控制公务差旅费、公务出国、公务接待以及劳务费等非成本性开支。

2.横向科研经费，由课题负责人按照科研合同执行审批。

3.纵向科研经费，按第五条规定审批额度，实行逐级审批。审批层级为：课题负责人、系主任、职能部门分管科研工作的学院领导、学院院长。

第十三条  人员费用结算的审批要求

凡学院师生员工（含与学院有长期劳务关系的其他人员）结算人员费用时，一律由财务部直接发放到本人银行卡上。非学院师生员工（不含与学院有长期劳务关系的其他人员）结算人员费用时，原则上应由财务部直接发放到本人银行卡上；如需将人员费用发放给报销人或指定的某个人银行卡上，须由院级审批人在领取单上注明。

第十四条  退款的审批要求

1.学生退款的审批要求

（1）学生因疾病、应征入伍、转学等原因退学，在办理退费时，需提供退学通知，退学通知必须载明同意学生退学的具体时间。

（2）审批人根据退学通知，计算退还学生学费、住宿费和教材费剩余款。学生办理教材款退款时，须提供教材款交纳的原始票据，具体退费办法见学生收费管理相关规定。

（3）财务部学费管理负责人核定学费退款余额，学生工作部学生宿舍管理负责人核定住宿费退款余额，教务部教材管理负责人核定教材款退费余额。

（4）所有学生退费收据，均需财务部负责人和分管学生工作的学院党委副书记审批。

2.质保金退款的审批要求

（1）当合同金额已全部出具票据，在合同规定期满，需要退还质保金时，凭盖有原合同单位的财务用章收据，学院出具的质保金余款支付单、质保金返还审批表，办理退还手续。

（2）当合同金额出具的票据未包含质保金，在合同规定期满，需要退还质保金时，凭合法票据，学院出具的质保金余款支付单、质保金返还审批表，办理退还手续。

第十五条  学生活动经费的报销审批要求

1.学生活动经费由各系党总支负责人审批，审批层级为：各系党总支负责人、分管学生工作院领导、学院院长。

2.学生活动中发生的商品或服务费用，凭票据和经费使用明细清单作报销审批依据。当单张票据金额或同一单位累计票据金额达200元（含）以上的，必须取得合法的票据；金额低于200元的，原则上应取得合法的票据。

第十六条  其他事项的审批要求

1.遗失原始票据的报销审批要求

原始票据若有遗失，应根据原始票据开出单位提供的盖有该单位财务用章的原始票据存根联或记账联复印件，连同原始票据遗失说明（说明中必须表明“如有经济纠纷，责任自负”等承诺）进行审批。确实无法取得原始票据复印件的，可有当事人写出详细情况，所在部门（系、部）加盖公章证明后审批。所有遗失原始票据的报销，均需分管学院领导和院长审批。

2.对于不能按常规程序办理审批的紧急事项，在经费开支（借款）前，必须按审批权限，经相关院领导审批同意后办理，事后必须补办审批手续。

3.若报销或退款金额小于原始票据实际金额时，审批人必须注明开支金额。报销金额不得涂改，如发生金额涂改，需重新填制原始凭证或由审批人注明报销金额。

4.若经济事项有相关报告，其报销分次进行，则首次报销时须提供报告原件，后续报销提供报告复印件。

第六章  附  则

第十七条  在审核报销过程中，如发现有审批手续不全或违规审批的经济业务，财务部要求相关单位予以补充完善或纠正，对于审批手续不全或违规审批的经济业务，财务部有权拒绝办理。

第十八条  各单位和个人不得为逃避审批、监管，故意拆分某项经济事项，一经发现，由学院对相关人员进行经济处罚。

第十九条  审批人员应严格遵照国家各项财经法规和学院各项规章制度行使审批权，因审批不严或滥用审批权力，以及冒用、伪造审批人审批笔迹，造成学院经济损失的，学院将进行严厉处罚，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第二十条  本办法自公布之日起执行，由财务部负责解释。学院其它管理规定中经费支出与审批办法与本办法不一致的，以本办法为准。原《湖北工业大学工程技术学院经费支出管理暂行规定》（湖工大工程〔2016〕55号）同时废止。

（2019年10月16日，湖工大工程〔2019〕24号文件发布）